Perché la videoconferenza, invece del telefono?

In questo momento il telefono non è più un dispositivo di comunicazione sufficiente per l’utilizzo aziendale. Per garantire un collegamento esaustivo e completo, ci vorrebbe un sistema che coinvolga di più, magari oltre al semplice senso dell’udito. Ecco che qui interviene la videoconferenza: stimolando la vista, si aumentano le possibilità di comprendere correttamente i dati condivisi.

Di seguito troverai qualche chicca che la videoconferenza ha in serbo per te.

Perché dovrei abbandonare il telefono?

Partiamo da un concetto. Perché utilizziamo il telefono?

Il telefono è lo strumento di comunicazione che ha reso la nostra vita molto più facile. Poniamo il caso che noi di Milano dovessimo chiedere un consiglio ai nostri colleghi di Palermo. All’inizio avremmo dovuto mandare una lettera per farci spedire le loro informazioni e i loro consigli, o andare noi di persona a parlarci. Con il telefono, tutto questo si può fare nel giro di pochi minuti.

Nonostante qualche problema di comprensione, il sistema riesce a girare. Dopotutto essendo l’unica possibilità di contatto economica e veloce possibile, deve andare per forza in questo modo. Purtroppo le comunicazioni importanti devono essere ancora scritte, col rischio di dimenticare certi argomenti oppure non riuscire a spiegarsi correttamente. Che sia tramite fax o tramite e-mail, la forma scritta tralascia sempre qualcosa e il tuo collega potrebbe sottovalutare certi passaggi operativi insidiosi oppure, dopo un paio di e-mail, rinunciare a porsi altre domande.

Oggi gli smartphone sono ancora più presenti nella vita di tutti i giorni. Secondo il rapporto di Censis sulla comunicazione il 52,8% degli italiani utilizza lo smartphone regolarmente, dall’ufficio a casa e viceversa. Inoltre, secondo un’indagine di Kaspersky Lab, la produttività è del 26% più alta nel caso in cui lo smartphone si trovasse in un’altra stanza, rispetto a dove ci si trovi per lavorare. Tenendo conto di entrambi i fattori, gli smartphone possono sia essere comodi per tenerci in contatto con i colleghi e ricevere e-mail, sia deconcentrarci e rischiare di non comprendere bene i lavori assegnati.

Mi sembra doveroso chiarire che non si debba abbandonare del tutto il telefono. Affiancarlo con un altro strumento, dà la possibilità maggiori di ottenere risultati migliori. Grazie a questo nuovo tool, le aziende stanno aumentando la propria produttività e, proprio per ciò, questa pratica si sta espandendo a macchia d’olio in tutto il mondo. Stiamo parlando della videoconferenza.

La video-che?

Hai presente quei film, dove persone in giacca e cravatta e tailleur sono riuniti attorno ad un grande tavolo e c’è uno schermo con una videocamera? Dove c’è sempre il manager che dichiara un plot-twist inaspettato sullo schermo? Quella stanza è una sala di videoconferenza, detta anche video meeting room.

La videoconferenza è l’insieme di tre sistemi: la sincronia dell’audio, del video e dei dati, fra due o più terminali. Inoltre è lo strumento che sta superando tutti gli altri mezzi di comunicazione. Uno studio di Redshift Research e Polycom afferma che gli intervistati utilizzano attualmente al 47% la videoconferenza, al 64% le chiamate e videochiamate e all’89% le e-mail. Nel corso di tre anni gli stessi imprenditori e manager si aspettano che la videoconferenza faccia un balzo del +3%, arrivando al 52%, scavalcando quindi le e-mail (al 51%) e le chiamate e videochiamate (al 37%).

Sempre secondo Redshift Research, gli intervistati che utilizzano le videoconferenze dichiarano che: le riunioni diventano più efficaci (44%), la comprensione degli argomenti da trattare è maggiore (45%) e la collaborazione tra colleghi migliora sensibilmente, specialmente se le sedi sono in giro per il mondo (54%).

La condivisione e le modifiche in tempo reale

Uno dei più grandi vantaggi della videoconferenza è la condivisione istantanea e visiva. Ad esempio si sta discutendo di un nuovo visual di gelati: oltre a spiegare in video come andrebbe fatto il cono, quale disegno usare sulla cialda e come fare la coppetta, potresti far vedere delle slide di come si vedrebbero i prodotti finiti e condividere tutto il materiale alla fine, così da farlo rivedere quando vogliono i tuoi partecipanti. Inoltre è possibile fare delle domande a voce o scritte in chat privata, a cui tu potrai rispondere a tutti in video, eliminando così anche qualche dubbio che altri si farebbero successivamente.

Un altro vantaggio è la modifica istantanea. Avendo a tua disposizione un programma ideato per la condivisione video, è possibile far leggere un documento di word agli invitati e modificarlo in tempo reale. Ad esempio in una presentazione è possibile far risaltare con il colore evidenziazione testo alcuni punti chiave e aggiungere delle note, nel frattempo che si spiega. Una volta terminata la videoconferenza, si può far scaricare le slide con le tue chiose personali.

È meglio parlare a tutti in una sola volta o uno per uno?

La videoconferenza può farti parlare con più persone contemporaneamente. Immagina di dover spiegare un concetto a due dei tuoi reseller. Se sei fortunato, potrebbero essere nella stessa stanza e potrai spiegare quello che devono sapere entrambi, con una chiamata in vivavoce. Ma se ad esempio questi fossero in due città diverse, oppure solo distanti una decina di chilometri? Dovresti fare due chiamate, ribandendo il concetto ad entrambi e perdendo dieci minuti in più. Ora immagina che tu ti debba spiegare a tre o quattro persone. Andrai ad usare 40 minuti per telefonare a tutt’e quattro, con una grande perdita di tempo e alti costi del gestore telefonico.

Questo problema si risolve con una videoconferenza di dieci minuti tra il tuo PC e il loro smartphone o tablet. In più c’è il vantaggio di poter condividere tutte le domande alla fine della tua riunione.

Hai capito l’importanza della videoconferenza e vuoi rimanere al passo con i Millennial? L’83% di loro utilizzano già la video conference da casa! Hai bisogno di un preventivo? Contatta i nostri esperti per avere una risposta rapida in meno di 24 ore.