COME ORGANIZZARE UNA VIDEOCONFERENZA!

Oggi vogliamo fornirvi una breve guida su come organizzare al meglio una videoconferenza.

 

Ci sono pochi semplici passi da seguire per arrivare pronti ad una videoconferenza.

 

Continua a leggere, seguendo i nostri consigli potrai fare un’ottima impressione sui tuoi colleghi e superiori durante la tua prossima call conference.

 

Iniziamo subito:

 

  • Invia una mezz’ora prima della videoconferenza una mail di promemoria a tutti i partecipanti. Personalizza il messaggio scrivendo nuovamente l’orario e il tema della videoconferenza. Invita i partecipanti a provare i collegamenti utili per connettersi alla tua sala ed invitali a scriverti in caso di problemi con il servizio.

 

  • Verifica se la tua connessione internet è abbastanza veloce. Puoi farlo sul sito http://beta.speedtest.net/it. Non sottovalutate questo passaggio, può sembrare inutile ma sapere se la tua connessione può creare problemi durante la videoconferenza è molto importante. Non sono situazioni piacevoli quando si sente l’interlocutore a scatti o l’audio è ritardato, meglio evitarle ove possibile.

 

  • Controlla la tua webcam e il microfono. Ti consigliamo di recuperare una cuffia con microfono incorporato, così da sentire i tuoi interlocutori in maniera chiara e precisa.

 

  • Se sei tu il presentatore arriva presto alla riunione e assicurati che tutto funzioni nel migliore dei modi. Controlla l’audio della stanza, prepara tutti i documenti che devi condividere con i partecipanti, fai una scaletta degli argomenti più importanti da trattare e individua delle possibili domande dei partecipanti così da prepararti alle risposte. E’ molto importante organizzare la videoconferenza in tutti i suoi dettagli per sentirti a tuo agio durante la riunione.

 

  • Non dimenticarti di preparare il computer per la condivisione dello schermo .

Chiudi le schede e la mail privata, se hai un power point o un video da condividere aprilo e controllalo, ingrandiscilo e centralo nello schermo. Così facendo sarà già pronto quando ti servirà.

 

  • Prepara un messaggio di benvenuto da inviare nella chat di gruppo. Utilizza questo messaggio per salutare tutti i partecipanti e fargli sapere che potranno fare domande in qualsiasi momento, soprattutto se non dovessero sentirsi a loro agio durante la presentazione.

 

  • Una volta iniziato assicuratevi che tutti possano sentire e vedere, dopodiché condividete il vostro schermo.

 

  • Chiedete a tutti i partecipanti se desiderano o meno registrare la videoconferenza. Se la risposta è positiva ricordatevi di fare partire la registrazione e di condividere con loro il materiale in un secondo momento.

 

 

Adesso la vostra videoconferenza è iniziata, potete seguire la scaletta che avevate precedentemente preparato e iniziare a interagire con i partecipanti.

Se durante la videoconferenza incappate in problemi tecnologici non temete, mantenete la calma e cercate di risolvere il problema nel minor tempo possibile.