Consigli per una sala di videoconferenza al top!

In uno dei precedenti articoli, abbiamo parlato della videoconferenza, uno strumento potentissimo e dagli innumerevoli vantaggi, capace di mettere in comunicazione due o più persone, anche dall’altra parte del pianeta. Non solo, questa tecnologia è l’alleata numero uno delle nostre tasche, arrivando a permettere all’azienda un risparmio di quasi 20mila euro l’anno.

Fino ad ora, però, ci siamo concentrati sulla videoconferenza in sé, ma non abbiamo parlato di come dovrebbe essere il luogo in cui essa si svolge e di come dovrebbe essere allestito per garantire una resa ottimale durante la sessione.

Prima ancora dell’allestimento, come dovrebbe essere la sala destinata a questo tipo di attività?

Per piccole riunioni, quindi per un numero di partecipanti che va da 1 a 3, l’ideale sarebbe una stanza quadrata; diversamente, se i partecipanti sono di un numero superiore a quattro, l’ideale sarebbe una forma più larga ai lati, leggermente rettangolare. In sostanza, la dimensione deve essere tale da garantire una comoda disposizione dei posti a sedere dei partecipanti, i quali dovrebbero essere, rispetto alla videocamera, ad una distanza compresa dai 2 ai 5 metri. A proposito di camera: installatene più di una, nello sfortunato caso in cui la principale, per qualche motivo, smettesse di funzionare. Per quanto riguarda il microfono, invece, lo si deve posizionare a 3-4 m di distanza; importanti sono i diffusori, per non generare interferenze.

Ci deve essere una giusta quantità di luce: sì alla luce naturale, ma senza esagerare! L’ideale sarebbe una sola finestra. Evitate qualsiasi rumore di sottofondo, come quello dell’aria condizionata: se proprio vi sembra di stare prossimi alla cremazione dal caldo, allora refrigerate un’ora prima la stanza, ad esempio. Occhio agli strumenti: abbiate cura di avere tutto a portata di mano in caso di necessità come una penna, fogli per appunti, pc e telefono. Non c’è niente di più maleducato e poco professionale di alzarsi nel bel mezzo della videoconferenza e lasciare la stanza. Elemento imprescindibile di ogni videoconferenza, come abbiamo detto prima, sono gli arredi quindi, luci, mobili e pareti.

Per quanto riguarda l’illuminazione, per evitare quelle fastidiose ombre sui volti dei partecipanti, è utile munirsi di una luce fluorescente indiretta a 45°, con intensità di almeno 740 LUX. Se vi sono finestre, chiudete le tende per evitare gli effetti di cambi di luce naturale. Le sedie su cui sedete, dovrebbero essere, oltre che comode, senza ruote: non potete immaginare quanto apparireste odiosi mentre roteate o vi trascinate sulle rotelle. Il tavolo, comunque, dovrebbe essere largo abbastanza da contenere tutti i vostri strumenti e la forma che dovete prediligere è quella rettangolare.

Quello che vi darà un tocco di personalità e di professionalità in più, è il logo della vostra azienda che collocherete sulla parete alle vostre spalle. E’ importante che questa non sia colorata di tonalità forti (i colori ideli sono l’azzurro chiaro o il verde pastello), rivestita di tappezzeria decorata e priva di finestre. Ultima cosa: evitate il passaggio di terze persone alle vostre spalle, per evitare al vostro interlocutore la sensazione di stare in videoconferenza direttamente dalla metro di Londra!