Come progettare sala di videoconferenza

progettare sala videoconferenza

La comunicazione non verbale incide molto sulla presenza di una persona: il 55% è il linguaggio del corpo (come posture, gesti ed espressioni facciali), nel 38% si raggruppano il vocale e il paraverbale (come il volume, il tono, il ritmo e le pause della voce) e solo del 7% dal linguaggio verbale. Ne consegue che sia più facile convincere un futuro cliente a comprare qualcosa, o a capire meglio le vere intenzioni di un futuro fornitore, attraverso la vista, che tu sia dal vivo o che sia tramite una webcam.

 

In questo articolo ti espongo qualche punto di riflessione per iniziare a progettare una sala di videoconferenza.

Secondo lo studio condotto da Redshift Research e Polycom si deducono due caratteristiche importanti della videoconferenza: il 69% dei manager intervistati dichiara di essere maggiormente disposti ad ascoltare e il 58% di avere un migliore contatto visivo con i colleghi.

Purtroppo ci sono degli elementi di distrazione, che minano sulla buona riuscita della riunione: il 58% degli intervistati dichiara di aver sentito cellulari accesi durante il meeting, al 52% è capitato di vedere gli interlocutori in luoghi non appropriati e affollati(come negozi e bar) e il 50% spiegano di distrarsi da elementi di disturbo (come il passaggio dei colleghi o il rumore generale di fondo).

È importante che la sala di videoconferenza sia non solo ben calibrata, ma anche ben progettata.

Da cosa cominciare?

Innanzitutto prendi carta e penna ed elenca i tuoi bisogni. Ad esempio si può partire dal numero di partecipanti e dalle dimensioni della stanza adibita alla videoconferenza. Secondo questi due fattori, si avrà più chiarezza sulla scelta della quantità e di dove mettere monitor e microfoni. Valuta quale applicazione di videoconferenza incontra le proprie esigenze: può essere essenziale la piena compatibilità con tutti i sistemi operativi e device ovunque tu e i tuoi colleghi potreste essere, come fa ad esempio YOConference.

Il dilemma dell’audio.

È ovvio che per quanto sia un punto cardine l’ottima visibilità, l’audio non deve essere assolutamente trascurato. Lo scopo della videoconferenza è aiutarti nelle vendite, nei colloqui e nelle riunioni. Un pessimo audio andrebbe a precluderti ogni possibilità di successo.

Non basta scegliere solo un microfono, perché “tanto fanno la stessa cosa”. Ad esempio ci sono microfoni ambientali, direzionali ed entrambe le tipologie. Dovrai valutare dove disporre i microfoni, rispetto alle casse audio! Le casse audio dovranno essere visibili o a scomparsa? Da terra o a soffitto? Il suono riecheggerà su pareti vuote, tendaggi o finestre? Il vetro può vibrare e far rumore se è troppo sottile e vicino alle casse!

microfono sala

Attenzione ai dettagli!

Partiamo dall’ultimo esempio che hai letto: le finestre. Le finestre sono grandi o piccole? Sono disposte a nord o a sud? Perché vi pongo queste particolari domande? Immagina di avere una bella vista con uno skyline. Se volete trasmettere modernità e dinamismo, le finestre sullo sfondo sono perfette, purché esse siano ben lontane. Infatti possono diventare un bel problema se non si riesce a gestire quanta luce possa entrare. Se siete disposti a sud, c’è un’alta possibilità che dalla finestra entri troppa luce: l’obiettivo della telecamera cercherebbe di scurire il video, rendendo te una sagoma nera con un alone bianco intorno. Presta attenzione al riverbero che, ad una certa ora, può far entrare troppa luce, anche se le finestre fossero disposte a nord!

Io suggerisco uno sfondo pulito, minimale e con colori chiari, che facciano risaltare te e i tuoi colleghi. Per creare una leggerà luminosità diffusa, i mobili chiari riflettono sempre un poco di luce e faranno più visibili le parti in ombra del viso. Inserire sullo sfondo poche piante e un paio di punti luce sono delle chicche che invogliano ad avere una conversazione proattiva. Ricorda di essere minimale e non abbondare!

Passiamo alla questione dei cavi volanti. A nessuno piace vedere cavi che pendono, infastidiscono te, i tuoi colleghi e chi vi vedranno sullo schermo. Creano disordine e trasmettono un messaggio di non curanza. Spesso i tuoi clienti vengono in sede? Valuta la possibilità che ti chiedano di utilizzare la tua sala di videoconferenza. Far vedere ai tuoi clienti l’aula in disordine non ti farà mai fare una bella figura.

Per quanto riguarda l’immagine aziendale, ci sono altri aspetti da valutare. I relatori devono essere formali o informali? Si vuole trasmettere un messaggio tramite un abbigliamento particolare? Anche tramite il design generale dell’aula? Di che colore è il background? Ci sono elementi d’arredo? Sono disposti in modo poco invasivo?

Ad esempio immaginiamo un colloquio tra Google e FCA: i dipendenti Google possono presentarsi con un look più informale, all’interno di una sala grigia con oggetti di colori accesi, tipici del logo aziendale. Si potrebbero presentare con un sorriso e usare parole meno formali. Al contrario FCA vorrà che i propri dipendenti abbiano un aspetto molto curato e formale. La telecamera potrebbe inquadrare una sala molto profonda con elementi d’arredo in acciaio e con piante nel fondo.

Il punto è analizzare cosa si voglia trasmettere e rispecchiarlo in tutta l’azienda. Che sia il profilo social o la videoconferenza, l’immagine deve essere sempre coerente in tutti i canali di rappresentanza disponibili.

 

Progettare male la sala e scegliere componenti sbagliati potrebbero portare ad investire in modo errato il budget aziendale. Hai ancora dubbi? Mandaci una e-mail e riceverai una risposta senza impegno in meno di 24 ore.